Digitalisierung in Zeiten des Personalmangels

Die Rechtsbranche steht derzeit vor gewaltigen Umwälzungen: Die fortschreitende Digitalisierung und zunehmende internationale Konkurrenz erfordern ganz neue Strategien. Gleichzeitig legen immer weniger Juristen das zweite Staatsexamen ab, und die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten erscheint kaum noch jungen Menschen attraktiv. Wer seine Kanzlei oder Rechtsabteilung jetzt zukunftsfähig machen möchte, muss innovative Wege beschreiten, um Abläufe zu automatisieren und qualifiziertes Personal an sich zu binden.


Personalmangel in Kanzleien und Rechtsabteilungen – sinkende Zahl der Berufseinsteiger

Seit dem Jahr 2002 sinken die Zahlen der frisch geprüften Volljuristen signifikant. Zugleich herrscht in der Justiz wegen Überalterung bereits jetzt Nachwuchsmangel. In Sachsen beispielsweise sind derzeit 60 % aller Richter und Staatsanwälte über 55 Jahre alt und werden bis 2030 in den Ruhestand treten. In den übrigen Bundesländern stellt sich die Lage kaum besser dar. Während zu Beginn des Jahrtausends noch mehr als 10.500 Kandidaten das zweite Staatsexamen ablegten, waren es im Jahr 2019 nur noch 6.500. Viele Jungjuristen entscheiden sich heute, nach dem ersten Examen direkt in der freien Wirtschaft zu arbeiten, anstatt das langwierige und anstrengende Referendariat auf sich zu nehmen. Da in den letzten Jahrzehnten kaum ein Absolvent die Chance zum Einstieg in die Justiz bekam, drängten Tausende auf den Anwaltsmarkt. Nun sind diese Zeiten vorbei, und Kanzleien müssen mit der Justiz um den Nachwuchs konkurrieren.


Aber nicht nur Juristen, sondern auch spezialisierte Sekretariatskräfte sind in Deutschland rar geworden. Seit dem Jahr 1998 hat sich die Zahl der Berufsabschlüsse der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten beinahe halbiert. In diesem Zeitraum ist aber die Zahl der zugelassenen Rechtsanwälte von 91.500 auf 165.700 gestiegen. Und längst nicht mehr alle Berufseinsteiger wählen die klassische Anwaltskanzlei als Arbeitsort. Das juristische Grundwissen der Fachangestellten und ihre Fertigkeiten im Bereich der Forderungseinziehung werden auch in der Baubranche, in Inkassounternehmen oder bei Banken und Versicherungen geschätzt. Die Berufseinsteiger von heute entstammen der Generation Y und neigen nicht mehr dazu, sich einen Arbeitsplatz auszusuchen, an dem sie ihr gesamtes Berufsleben verbringen möchten. Vielmehr probieren sich Angehörige dieser Generation gern in ein oder zwei Bereichen aus, bevor sie sich vielleicht als Quereinsteiger für eine längere Zwischenstation entscheiden. Auch Fachkräfte im Bereich IT und Software sind derzeit schwer zu finden. Zahlreiche Unternehmen suchen dieser derzeit händeringend, der Arbeitsmarkt ist dementsprechend leer gefegt. Dadurch fällt es schwer, eine kanzleiinterne Software zu entwickeln und die Digitalisierung somit voranzutreiben.


Wie wirkt sich der Personalmangel aus?

Wenn eine Kanzlei geschultes Personal verliert, lässt sich die Lücke vielleicht für einige Wochen schließen, indem andere Mitarbeiter die Arbeit zusätzlich übernehmen. Auf Dauer aber führt die personelle Unterbesetzung dazu, dass die verbliebenen Mitarbeiter sich stark überlastet fühlen und ihre Arbeitszufriedenheit darunter leidet. Wenn deshalb noch mehr Personal abwandert, verschärft sich die Krise zusätzlich. Um den Anschluss an die digitalisierte Welt nicht zu verpassen, sind Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien jetzt insbesondere auf solche Fachkräfte angewiesen, die über die nötigen IT-Kenntnisse verfügen, um innovative Technologien anzuwenden. Die jungen Spitzenkräfte mit den gewünschten Fähigkeiten werden aber besonders oft von der Konkurrenz aus anderen Branchen abgeworben, sodass die klassischen Anwaltsbüros umso mehr ins Hintertreffen geraten.


Wie weit ist die Digitalisierung bei den Gerichten fortgeschritten?

Ein zusätzliches Ärgernis für die Anwaltschaft ist die aktuelle Schieflage im Bereich der Digitalisierung. Die meisten niedergelassenen Anwälte machen sich nach und nach mit Law Tech vertraut und integrieren das eine oder andere innovative Tool in ihre Abläufe. Auch der Umgang mit dem elektronischen Anwaltspostfach gelingt bereits flächendeckend. Allerdings besteht bei den Gerichten teilweise noch großer Nachholbedarf, obwohl die Corona-Pandemie einen merklichen Anschub gegeben hat. Theoretisch besteht bereits seit 2013 die Möglichkeit, Gerichtsverhandlungen per Videokonferenz abzuhalten. Allerdings haben nur wenige Richter vor der Pandemie davon Gebrauch gemacht. Nur 8 % aller Gerichtsverhandlungen wurden bis zum Jahr 2020 mittels Webcam geführt, inzwischen sind es immerhin 42 %. Vor allem in kleineren Gerichten fehlt es weiterhin vielerorts an der nötigen technischen Ausstattung. Beispielsweise steht im Land Mecklenburg-Vorpommern nur eine Videokonferenzanlage zur Verfügung, in Sachsen-Anhalt sind es drei. Zum Teil scheitert deren Nutzung auch noch an zu langsamen Internetverbindungen. Auch die digitale Führung der Gerichtsakten hat sich längst noch nicht überall durchsetzen können. Erst bis zum Jahr 2026 sollen alle Gerichte ihre Akten digitalisiert haben, bis dahin wird es weiterhin zu erheblichen Verzögerungen bei digital eingereichten Schriftsätzen kommen. Denn die digitale Post aus der Anwaltschaft muss erst ausgedruckt und in den Postverteiler gegeben werden, bevor der zuständige Richter sie vorgelegt bekommt.


Fazit: Herausforderungen meistern mit Legal Tech und zeitgemäßer Personalakquise

Gerade aufgrund der Personalknappheit führt kein Weg mehr daran vorbei, Legal Technologies in den Kanzleibetrieb einzubauen und standardisierte Abläufe damit um ein Vielfaches zu beschleunigen. Insbesondere lässt sich mit einer automatisierten Vertragserstellung und -prüfung viel Zeit einsparen, die Juristen und ihre Mitarbeiter dann für andere Aufgaben nutzen können.


Wer geeignetes Personal anwerben und dauerhaft an sich binden möchte, sollte neue Wege bei der Akquise und Stellenbesetzung in Betracht ziehen. Vielleicht müssen nicht alle Positionen im Büro zwingend mit ReNos besetzt werden. Für den Telefondienst zum Beispiel ist keine spezielle Ausbildung erforderlich. Außerdem kann es sich empfehlen, eine IT-Fachkraft einzustellen und dadurch den Bedarf an Rechtsanwaltsfachangestellten weiter zu reduzieren.


Fähige Mitarbeiter aus der jungen Generation lassen sich vor allem mit optimalen Arbeitsbedingungen locken: Homeoffice und freie Zeiteinteilung ermöglichen eine gute Work-Life-Balance, die einen wesentlichen Anreiz für heutige Berufseinsteiger bildet. In Kombination mit einem attraktiven Gehalt kann es auch gelingen, erfahrene Quereinsteiger aus anderen Branchen für die Kanzleiarbeit zu begeistern.

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