Inhaltsbasierte Dokumentenanalyse

Unsere inhaltsbasierte Dokumentenanalyse hilft Ihnen dabei, Dokumente und Verträge, vorab auf enthaltene oder fehlende Kriterien, Klauseln und Risiken zu überprüfen. Mir den gewonnen Erkenntnissen können wir digitale Reports und Anschreiben erstellen und damit Ihre Prüfprozesse automatisieren.

Prüfung auf Standards

Immer wieder die gleichen fehlenden Angaben, Informationen oder Standards, welche in dem ersten Entwurf eines Vertrages nicht vermerkt sind?

Bevor die Verträge zu Ihnen gelangen, können wir Diese für Sie analysieren und auf Ihre wichtigsten Kriterien, Risiken, eigenen Standards und notwendigen Grundvoraussetzungen vorprüfen.

Massen-Prüfung

Haben Sie den Fall, dass Sie eine große Menge von Dokumenten, nach bestimmten Kriterien inhaltlich prüfen müssen?

Oder sind Sie gerade dabei, eine große Menge an Verträgen in einem M&A Prozess oder in einem Due Diligence Prozess zu prüfen? 

Migration

Haben Sie ein Vertrags­managementsystem, welches aktualisiert werden soll? Fehlen noch Metadaten/ Eigenschaften aus den Verträgen? Oder wollen Sie eine Migration Ihres Vertragsmanagements auf ein anderes System vornehmen?

Prüfung auf Standards

Häufig werden Fachabteilungen (wie z. Bsp. die Rechtsabteilung) in die Vertragserstellung nicht rechtzeitig eingebunden.

Geschieht dies zu früh, fehlen häufig wesentliche Kriterien. Geschieht dies zu spät, besteht die Möglichkeit, dass der verhandelte Vertrag bereits Risiken enthält, welche keinesfalls akzeptiert werden können.  

In jedem Fall wird bei Verträgen mehrmals geprüft, ob die eigenen Vorgaben und Standards eingehalten werden, ob beispielsweise die unternehmensweite Vorlage genutzt wird und ob der Vertrag dem Unternehmensstandard entspricht.  

Jede Änderung eines Vertrages, durch die andere Partei, führt unweigerlich zu einer Überprüfung, der vorgenommenen Änderungen und im ungünstigsten Fall, zu einer vollständigen Überprüfung des gesamten Vertrages. 

Mit unserer Software können wir die Verträge für Sie grundsätzlich immer vorab prüfen, um festzustellen, ob Risiken bestehen und notwendige Angaben und unternehmensweite Standards eingehalten worden sind.

Schritt 1

Mit der Vorprüfung ermöglichen wir eine grundlegende Qualität und Risikoprüfung für Ihre Verträge. 

Wir prüfen zunächst einfache Angaben wie beispielsweise den korrekten Firmennamen, die Angabe des Vertragspartners und grundlegende Kriterien wie beispielsweise den Gerichtsstand.

Schritt 2

Im Anschluss an Schritt 1, prüfen wir auf tiefergehende Formulierungen, auf mögliche Risiken und ob Ihre eigenen Standards erfüllt werden. 

Beispielsweise (Fristen, Strafen, Datenweitergabe uvm.).

Schritt 3

Es wird, im Anschluss an Schritt 2, automatisiert eine Zusammenfassung erstellt. 

In dieser Zusammenfassung werden die fehlenden, notwendigen Angaben, die nicht akzeptablen Risiken und die Abweichungen von den Vertragsstandards aufgenommen.  

Diese Zusammenfassung kann sowohl intern genutzt werden, um die Vertragskriterien zu überarbeiten oder aber auch an den externen Vertragspartner z. Bsp. in Form eines Änderungsvorschlages übermittelt werden.

Sollten wir Risiken erkennen, können wir sicherstellen, dass die notwendige Fachabteilung (z. Bsp. die Rechtsabteilung) direkt in den Freigabeprozess des Vertrages eingebunden wird. 

Durch die Vorprüfung reduzieren wir den Abstimmungsaufwand, das vertragliche Risiko und den damit verbundenen Arbeitsaufwand.

Massen-Prüfung

Immer wieder kann es vorkommen, dass viele Verträge auf einmal auf ein bestimmtes Kriterium überprüft werden müssen. Hintergrund sind oft neue Gesetzesvorgaben oder aktuelle Urteile der Gerichte.

Beispiel NDA

 

“Dürfen wir, als B2B Unternehmen unseren verbundenen Tochterunternehmen, Zugriff auf geheime Informationen, welche unter einen NDA fallen, geben?“

Um diese Frage zu klären, wäre eine manuelle Prüfung aller Altverträge/NDAs notwendig ob eine Weitergabe von Daten, an Dritte (in diesem Fall verbundene Unternehmen) untersagt?

Mit unserer Software können wir diese Klauseln in allen NDA’s in wenigen Minuten überprüfen, wodurch Sie sich viel Zeit und Arbeitsaufwand sparen.

Beispiel Neue Standards

 

“Wir haben über die letzten Jahre viele und unterschiedliche Verträge zu bestimmten Vertragsarten, wie Kaufverträge oder Arbeitsverträge abgeschlossen. Jetzt stehen wir vor der Herausforderung diese Verträge einmalig auf einen neu eingeführten Standart zu überprüfen.“

Wir helfen Ihnen dabei, die in Frage kommenden Verträge zu identifizieren, so dass Sie nicht mehr alle Verträge manuell durchsuchen müssen.

Migration des Vertragmanagements

Stehen Sie aktuell vor der Herausforderung, Ihr Vertragsmanagementsystem zu migrieren oder viele Altverträge einzuscannen, um diese in einem System zentral abzulegen? 

Dabei können Sie die Metadaten/ Eigenschaften nicht aus dem ursprünglichen System übernehmen oder müssen diese mit hohem Aufwand aus den Dokumenten herauslesen?  

Mit uns ist das kein Problem!

Wir können Ihre Dokumente aus verschiedenen Ausgangsformaten umwandeln und dadurch analysieren, um beispielsweiße Vertragspartner, Fristen, Vertragsarten oder Strafen zu erkennen und Metadaten/ Eigenschaften zu extrahieren.

Vereinbaren Sie hier einen kostenlosen Beratungstermin