Fallstricke bei Verschwiegenheitserklärungen

Wann immer sich zwei Unternehmen zur Zusammenarbeit entschließen, besteht die Möglichkeit, dass der einen Seite vertrauliche Informationen der anderen Seite zur Kenntnis gelangen. Jeder Geschäftstreibende hat ein Interesse daran, dass seine Geschäftsideen, Produktionsabläufe, Erfindungen oder Kundenlisten nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Als wirksames Instrument, um entweder eine Partei oder die Parteien wechselseitig zur Verschwiegenheit zu verpflichten, empfiehlt sich ein NDA (Non-Disclosure Agreement). Der Abschluss einer für beide Seiten zufriedenstellenden Geheimhaltungsvereinbarung ist jedoch ein Balanceakt. Zu strikte Formulierungen können potenzielle Geschäftspartner abschrecken, die sich dadurch in ihrer Vertrauenswürdigkeit herabgesetzt sehen. Wer jedoch zu wenig regelt oder zu schwammig formuliert, riskiert Lücken, durch die schützenswerte Informationen hindurchrutschen. Die materiellen Schäden für den Betrieb können enorm sein. Die Erstellung eines NDA sollten Laien daher einem Anwalt oder dem Legal Counsel in der Rechtsabteilung überlassen. 

 

In welchen Geschäftsbeziehungen sind NDAs sinnvoll? 

 

NDAs sollten nur dann geschlossen werden, wenn sie wirklich notwendig erscheinen. Denn Unternehmer, die ihren potenziellen Partnern oder Mitarbeitern grundlos Verschwiegenheitserklärungen abnötigen, riskieren den Verlust wichtiger Kontakte. Viele Gründer verzichten heute bewusst auf eine Geheimhaltungsvereinbarung, um ihr Vertrauen in ihre Partner zu signalisieren. Diese Sorglosigkeit rächt sich allerdings, wenn wertvolle Geschäftsideen von Dritten vermarktet werden. Bei bestimmten Vorhaben lohnt es sich grundsätzlich, über eine Verschwiegenheitserklärung nachzudenken. Dazu gehören: 

 

  • Lizenzverträge, 
  • Lieferverträge, 
  • Beraterverträge in sensiblen Bereichen, 
  • Vertriebsverträge, Arbeits- und Mitarbeiterverträge, 
  • Verträge über Technologietransfers, 
  • Kooperationsverträge, 
  • Unternehmensübernahmen, 
  • Investorengespräche und 
  • Verhandlungen über eine mögliche Kooperation. 

Fallstricke und häufige Fehler 

 

Die häufigsten Fehler resultieren aus Faulheit: Viele entscheiden sich für die zeit- und kostengünstigste Lösung und drucken sich ein vorgefertigtes Muster aus dem Internet aus. Eine Verschwiegenheitserklärung erfüllt aber nur dann ihren Zweck, wenn sie speziell auf die Bedürfnisse der beteiligten Parteien und ihre schützenswerten Daten zugeschnitten wurde. Besonders wichtig ist die passgenaue Definition der vertraulichen Informationen. Wenn aus der Vereinbarung nicht klar ersichtlich wird, worüber die Parteien Stillschweigen bewahren müssen, bringt sie keinen Nutzen. Außerdem kommt bei vorgefertigten Standardverträgen das AGB-Recht zur Anwendung, sodass viele Klauseln unwirksam sein können. Wer einen sinnvollen und bindenden Vertrag aufsetzen möchte, muss deshalb zu jedem Regelungspunkt eine maßgeschneiderte Vereinbarung ausformulieren. 

 

Schwierigkeiten bereitet oft die Festlegung einer angemessenen Vertragsstrafe. Ist sie zu hoch angesetzt, fühlt sich der Vertragspartner eingeengt und vor den Kopf gestoßen, ist sie aber zu niedrig, kann sie als Einladung zum Ideendiebstahl verstanden werden. Fehlt die Vertragsstrafe ganz, bleibt der Geschädigte nahezu schutzlos, denn dann ist er im Erstfall auf die Justiz angewiesen und muss einen genau bezifferten Schadenersatz gerichtlich einklagen. Kausalität und Höhe des Schadens lassen sich im Zivilprozess aber regelmäßig schwer nachweisen. 

 

In bestimmten Branchen ist außerdem zu beachten, dass ein Feedback dritter Personen notwendig und erwünscht ist. Ein zu weitgehender Ausschluss der Informationsweitergabe kann sich dann negativ auf die Geschäftsentwicklung auswirken. Möglicherweise muss der Informationsnehmer auch befugt sein, vertrauliche Informationen innerhalb seiner Abteilung oder innerhalb der Lieferkette weiterzugeben, um die Betriebsabläufe sicherzustellen. Ein sinnvolles NDA enthält daher detaillierte Ausnahmeregelungen, die eine notwendige Informationsweitergabe erlauben. 

 

Spezifische Gefahren für Informationsgeber und -nehmer 

 

Ob es sich um eine einseitige Erklärung handelt oder die Parteien sich in einem gegenseitigen Vertrag verpflichten, die Preisgabe und der Empfang von Informationen sind jeweils mit spezifischen Risiken verbunden.

Der Informationsnehmer muss sich dagegen absichern, dass schon eine kleine Unachtsamkeit teure Konsequenzen auslösen kann. Deshalb sollte er prüfen, ob er aus dem Vertrag klar ablesen kann, welche Informationen er nicht weitergeben darf. Sind Ausnahmen für den notwendigen Austausch zum Beispiel mit Mitarbeitern geregelt? Gibt es für diese Daten spezielle Vorgaben über Informationskanäle, etwa die verschlüsselte Übertragung? Ist eine bestimmte Form der Geheimhaltung/Aufbewahrung von Dokumenten vorgeschrieben? Wie lange gilt die Verschwiegenheitspflicht? Ist eine Dauer festgelegt oder kann die Pflicht auch noch Jahre nach Beendigung des Geschäftskontakts fortbestehen? Welche Vertragsstrafe droht bei Nichteinhaltung? Sofern eine Vertragsstrafe geregelt, deren Höhe aber nicht beziffert wurde, gilt eine „angemessene“ Höhe, die später vom Gericht bestimmt wird. Je nach wirtschaftlichem Wert der Informationen können dann immense Entschädigungszahlungen drohen. 

 

Der Informationsgeber sollte seinerseits darauf achten, dass alle seine vertraulichen Geschäftsinterna vollständig in der Vereinbarung enthalten sind. Um die Definition nicht zu eng zu fassen, bietet sich eine allgemeine Formulierung an, die im Anschluss durch Beispiele konkretisiert wird, etwa: „Datensätze“, Quellcodes“ oder „alle Unterlagen, die als vertraulich gekennzeichnet sind“. Um bei einer unerlaubten Weitergabe Entschädigungsansprüche durchzusetzen, sollte eine am Wert der Sache orientierte Vertragsstrafe vereinbart werden. Wichtig ist, auch an die Zeit nach dem Ende der vertraglichen Beziehungen zu denken. Für den Informationsinhaber besteht häufig ein Interesse an der fortgeltenden Geheimhaltung. Weiterhin sollte konkret geregelt werden, dass die Geheimhaltungspflichten auch dann greifen sollen, wenn die angestrebte Geschäftsbeziehung nicht zustande kommt. 

 

Checkliste: Wichtige Regelungen in einer Verschwiegenheitsvereinbarung 

 

  • Präambel und Bezeichnung der Parteien 
  • Definition der zu schützenden Informationen 
  • Beispielhafte Aufzählung einzelner vertraulicher Informationen 
  • Verpflichtung zur Vertraulichkeit 
  • Erlaubnis zur Nutzung bestimmter Informationen 
  • Übertragungsarten und Aufbewahrungsformen 
  • Geltungsdauer 
  • Vertragsstrafen 
  • Regelungen für den Fall, dass die Zusammenarbeit nicht zustande kommt 

 

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