Fünf Gründe, weshalb die Automatisierung von Verträgen eine gute Idee für Unternehmen und Rechtsabteilungen ist

Noch heute wird der Alltag in Rechtsabteilungen und Kanzleien von zeitaufwendigen Routineaufgaben geprägt. Vor allem Junganwälte und Sekretariatskräfte verwenden einen Großteil ihrer Arbeitszeit auf die mühsame Erstellung und Überprüfung von Dokumenten in Handarbeit. Obwohl sich digitale Trends wie Legal Tech und künstliche Intelligenz bereits quer durch alle Branchen etabliert haben, profitieren die Rechtsabteilungen bisher am wenigsten vom technischen Fortschritt. Dass Juristen Neuerungen grundsätzlich zögernd gegenüberstehen, mag zum einen daran liegen, dass sie in ihrer berufsbedingten Vorsicht Sicherheitsrisiken vermeiden möchten. Zum anderen überwiegt in Fachkreisen die Meinung, dass die Arbeitsweise des juristischen Verstandes sich nicht durch maschinelle Prozesse ersetzen lassen kann. Für die Lösung anspruchsvoller Fallgestaltungen, die eine rechtliche Würdigung erfordern, trifft diese Sichtweise auch zu. Allerdings bieten sich für die vielen juristischen Standardaufgaben heute digitale Lösungen an, die nicht nur die Arbeitsabläufe beschleunigen und straffen können, sondern zugleich die Fehlerquote minimieren und damit die Qualität steigern.

Wie funktioniert die automatische Dokumentenerstellung?

Aus allen im Unternehmen bereits vorhandenen Verträgen, die zum Beispiel im PDF-Format gespeichert sind, kann eine intelligente Vertragssoftware die einzelnen Textbausteine und Formulierungen selbstständig auslesen. Daraus erstellt die Anwendung Vorlagen für alle Arten von Dokumenten, beispielsweise für Arbeitsverträge, Lizenzen, allgemeine Leistungsklagen, Gewerbemietverträge oder Kaufverträge. Wenn nur die Eckdaten und die Personalien der Beteiligten einmal eingeben wurden, generiert die Software in wenigen Sekunden den gesamten Vertragsentwurf. Diese Vorlage lässt sich dann beliebig per Hand nachbearbeiten und ergänzen. Dabei kann eine KI-basierte und demnach lernfähige Software sich die manuell vorgenommen Änderungen merken und von sich aus auch in künftige Dokumente einarbeiten. Wenn die Anwendung entsprechend angeleitet und trainiert wurde, reagiert sie auch auf bestimmte Klauseln und Formulierungen, die möglicherweise unzulässig sind. Außerdem weist die Software darauf hin, wenn sich einzelne Passagen im Dokument gegenseitig widersprechen oder solche Textstellen fehlen, die üblicherweise vorhanden sind. So lässt sich auch die Überprüfung bereits erstellter Dokumente durch die Automatisierung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Hat die Rechtsprechung etwa eine Klausel jüngst für unzulässig erklärt, kann die automatische Dokumentenprüfung die einschlägigen Passagen sofort in allen betroffenen Verträgen des gesamten Unternehmens auffinden. Viele Tools, die derzeit den Markt erobern, möchten alle diese Vorteile noch weitreichender nutzbar machen und auch auf das Verhältnis zwischen Anwalt und Mandant ausdehnen. Zum Beispiel gibt es Cloud-Lösungen mit hochsicheren Verschlüsselungstechniken, die dem Mandanten Dateneingaben und Änderungen an seinen Entwürfen von überall ermöglichen. Da der Anwalt ebenfalls in Echtzeit auf die Dokumente zugreifen kann, entfallen sämtliche Wege der Informationsübermittlung.

Die fünf wichtigsten Vorteile der Automatisierung

• Zeitersparnis
• Erhöhung der Effizienz
• Kostensenkung
• Fehlerreduktion
• Steigerung der Zufriedenheit

Der größte Vorteil der automatisierten Dokumentenerstellung und -prüfung liegt in der Zeitersparnis. Brauchen Justiziare, Anwälte und ihre Mitarbeiter heute noch viele Stunden, um einen Vertrag manuell zu erstellen, erledigt Legal Tech diesen Prozess in Sekunden. Weiterhin steigert die automatisierte Dokumentengestaltung die Effizienz der juristischen Arbeitsabläufe erheblich. Denn die Anwendung kann nicht nur einen einzelnen Vertrag sehr viel schneller generieren, sondern eine Vielzahl ähnlicher Dokumente in entsprechend kurzer Zeit entwerfen. Dabei sinkt die Fehlerquote, denn bei der Eingabe von Daten oder dem Kopieren von Textbausteinen per Hand passieren immer wieder Missgeschicke. Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Kostenersparnis durch ein automatisiertes Verfahren, das Kapazitäten teurer Fachkräfte frei werden lässt. Und schließlich kann künstliche Intelligenz in der Kanzlei auch die Zufriedenheit aller Mitarbeiter im rechtlichen Arbeitsumfeld steigern. Denn wer sich nicht mehr Stunden um Stunden mit langweiligen Routineaufgaben abplagen muss, kann seine Zeit sinnvoller nutzen und sich interessanten und anspruchsvollen Tätigkeiten zuwenden. Nach einer gewissen Eingewöhnungsphase, die jede neue Anwendung erfordert, wird sich der Einsatz von Legal Operations langfristig sowohl auf die Arbeitszufriedenheit als auch die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens positiv auswirken.

Warum jedes Unternehmen jetzt auf Legal Tech setzen sollte

Die Anforderungen an Rechtsabteilungen in Unternehmen sind in den letzten Jahrzehnten kontinuierlich gestiegen und wachsen rasant weiter. Früher einmal wurde von den Justiziaren nur verlangt, dass sie die legalen Rahmenbedingungen für geschäftliche Operationen absteckten und rechtssichere Vertragswerke erarbeiteten. Dabei galten die Rechtsabteilungen als reine Kostenfaktoren ohne Wertschöpfung. Heute jedoch erwarten Unternehmensleitungen auch von ihren Juristen, dass sie einen messbaren Beitrag zur Gewinnoptimierung leisten. Gleichzeitig sehen sich die Syndizi einer steigenden Anzahl rechtlicher Anfragen ausgesetzt, die aufgrund der fortschreitenden Globalisierung und einer Flut neuer Rechtsprechung immer komplexer werden. Unternehmen, die jetzt nicht auf den Zug aufspringen und ihre rechtlichen Standardaufgaben rationalisieren, laufen Gefahr, von der Konkurrenz überrollt zu werden. Und nicht nur Großunternehmen, sondern auch niedergelassene Anwälte müssen sich dringend mit den neuen Technologien vertraut machen, um ihre Arbeitsprozesse zu straffen. Denn unter der Mandantschaft haben sich technische Innovationen längst durchgesetzt, und ein Rechtssuchender erwartet heute, dass auch sein Anwalt in der Lage ist, auf Anfragen und Eingaben in kürzester Zeit auf digitalem Weg zu reagieren. Schließlich haben die Mandanten einen Anspruch darauf, dass ihre Anliegen unter Nutzung moderner Verfahren so schnell und fehlerfrei wie möglich bearbeitet werden. Juristen, die zukunftsfähig bleiben möchten, sollten sich daher Grundkenntnisse im IT-Bereich aneignen oder eine fruchtbare Zusammenarbeit mit Technologie-Experten anstreben.

 

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