Hacks und Essentials für Juristen: Wie Legal Tech den Arbeitsalltag in Kanzleien & Rechtsabteilungen vereinfacht

Endlich sind Legal Technologies und Künstliche Intelligenz auch im juristischen Arbeitsbereich angekommen. Viele nützliche Tools können Anwälten und Syndizi aufwendige Handarbeiten abnehmen und standardisierte Prozesse in Sekundenschnelle ausführen.

Drei Generationen der Legal Technologies

Grob lassen sich Legal Operations in drei Stufen unterteilen: Schon vor über 20 Jahren haben sich die Anwendungen der Generation 1.0 etabliert, die klassische Aufgaben in der Anwaltskanzlei unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel Buchführungsprogramme, die digitale Terminkalender- und Aktenführung sowie Online-Rechtsdatenbanken.

 

Die Generation 2.0 versucht, juristische Arbeitsprozesse nicht nur zu erleichtern und zu beschleunigen, sondern die menschliche Komponente sogar teilweise zu ersetzen. Eine besondere Bedeutung im juristischen Alltag kommt der automatisierten Vertragserstellung und -prüfung zu, die ihren Anwendern unzählige Stunden des Aktenlesens und Nachbearbeitens per Hand erspart. Mit wenigen Klicks lassen sich ganze Vertragsentwürfe generieren sowie vorhandene Vertragswerke auf bestimmte Klauseln durchforsten und bei Bedarf anpassen. Etablierte Programme können bereits Verträge aus nahezu jedem eingegebenen Format bearbeiten und im gewünschten Format abspeichern, so zum Beispiel unsere inhaltsbasierte Dokumentenanalyse. Die Software überprüft im ersten Schritt den Vertrag auf seine Vollständigkeit und weist auf vergessene Pflichtangaben hin. Im zweiten Schritt werden alle enthaltenen Formulierungen auf Risiken und Widersprüche abgeklopft und mögliche Schwachstellen in einem übersichtlichen Bericht aufgeführt.

Zur Legal Tech 2.0 gehören auch Chatbots, die auf übersichtliche Rechtsfragen eine qualifizierte Auskunft erteilen können. Sie basieren auf Dialogsystemen, die eine schriftliche Konversation simulieren. Nachdem der Nutzer seine Frage eingetippt hat, analysiert der Chatbot die enthaltenen Schlagwörter und erstellt aus den vorgefertigten Textbausteinen seiner Datenbank die passende Antwort. Daneben können Chatbots bei der anstrengenden Recherche in Urteilsdatenbanken von großem Nutzen sein. Sie finden nach Eingabe bestimmter Schlagwörter sämtliche Passagen mit den enthaltenen Begriffen innerhalb weniger Sekunden.

 

Auf der dritten Stufe der Legal Technologies, die derzeit noch am Anfang ihrer Entwicklung steht, soll Software den menschlichen Juristen noch weitergehend ersetzen: Künstliche Intelligenz imitiert die menschliche Denkweise, übernimmt ganze juristische Arbeitsprozesse selbstständig und lernt dabei immer mehr dazu. Eine intelligente Vertragssoftware kann nicht nur exakt vorgegebene Suchbegriffe aufspüren, sondern auch den Sinngehalt aus einem geschriebenen oder gesprochenen Text auslesen und darauf entsprechend reagieren.

 

Tipp 1: Die Vorteile der digitalen Kanzlei nutzen

Vor langer Zeit wurden Abschriftenstempel, Gerichtspostfächer und Fristbriefkästen eingeführt, damit die Anwälte nicht täglich persönlich zum Gericht gehen mussten. Als nächstes Hilfsmittel für einen strafferen und günstigeren Kanzleiablauf kamen Diktier- und Faxgeräte hinzu, bis auch Mobiltelefone Einzug hielten. Inzwischen gehört die digitale Aktenführung in jeder Rechtsabteilung und Kanzlei zum Standard.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Empfang und Versand von Schriftstücken auf digitalem Weg spart viel Zeit und Kosten ein. Denn lästige Hilfsarbeiten vom Ausdrucken über das Frankieren bis zum Abheften der Abschriften entfallen. Die eingegangene Post erscheint sofort auf dem Bildschirm und die ausgehenden Schriftsätze lassen sich sekundenschnell an Gegner, Gericht oder Mandanten übermitteln. Nichts kann verloren gehen und eine umgefallene Kaffeetasse richtet keinen Schaden am Dokument an. Wer mit einem Spracherkennungsprogramm arbeitet, spart noch einmal Zeit, denn die Korrektur im Anschluss geht um ein Vielfaches schneller als das Tippen des gesamten Textes.

 

Tipp 2: Mit Cloud-Lösungen für Sicherheit sorgen

Legal Operations schaffen außerdem örtliche Unabhängigkeit, denn die digitale Akte lässt sich in jeder Handtasche verstauen und von jedem Ort aus einsehen. So können auch Kanzleien und Rechtsabteilungen von den Vorteilen des Homeoffice profitieren. Anwälte und Justiziare müssen zwar in besonderem Maße für Datensicherheit sorgen, aber es gibt inzwischen hochsichere Lösungen mit individuell festgelegten Zugriffsberechtigungen. Je nach Bedarf lässt sich für jedes Dokument einstellen, ob nur der bearbeitende Jurist oder auch eine Sekretariatskraft darauf zugreifen kann oder ob es auch für den Mandanten einsehbar sein soll. Eine cloudbasierte Software mit verschlüsselter Datenübertragung und Passwortschutz sorgt für ausreichende Sicherheit. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Lösung ist, dass die Dokumente im Zeitpunkt des Zugriffs stets auf dem neuesten Stand sind.

 

Tipp 3: Im Homeoffice arbeiten und Lifehacks beachten

In einer Kanzlei kommt zwar auch heute noch Post an, deshalb müssen manche Tätigkeiten nach wie vor physisch vor Ort erledigt werden. Bis auf einen einzigen Präsenzmitarbeiter könnten aber alle anderen Beschäftigten auch außerhalb der Kanzlei arbeiten. So lassen sich teure Büroflächen einsparen und die zeitintensiven Anfahrten zur Arbeitsstelle entfallen. Dazu bietet die Möglichkeit der überregionalen Mandantenakquise enorme Wachstumschancen. Wer im Homeoffice einige Lifehacks berücksichtigt und seinen Arbeitsalltag gut strukturiert, wird auch bald von einer besseren Work-Life-Balance und einer entspannteren Arbeitseinstellung profitieren. Wichtig ist vor allem, klare Zeitabschnitte für die Arbeit einzuplanen und diese ohne Unterbrechung einzuhalten. Die Stunden des Tages dagegen, in denen die Konzentrationsfähigkeit ohnehin schwach ist, eignen sich ideal zum Bügeln oder für einen Spaziergang.

 

Tipp 4: Vertragserstellung und -analyse automatisieren

Bei der Dokumentenerstellung und -analyse zeigt sich besonders deutlich, dass der Mensch langsamer und fehleranfälliger ist als eine Maschine. Und moderne Mandanten sind nicht mehr bereit, für Standardprozesse den hohen Gebührensatz eines Volljuristen zu zahlen. Deshalb müssen Anwälte aber keine Einkommensnachteile in Kauf nehmen. Denn wenn eine Analysesoftware alle Routinearbeiten der Vertragsgestaltung übernimmt, kann sich der Jurist den schwierigen Rechtsfragen und der individuellen Beratung widmen und so seine Fähigkeiten voll ausschöpfen.

 

Tipp 5: Moderne Kommunikationsmittel anbieten

Schließlich sollte jede Kanzlei und jede Rechtsabteilung die modernen Möglichkeiten der Kommunikation nutzen. Nicht nur Juristen genießen örtliche Flexibilität, sondern auch Mandanten möchten ihre Fragen und Eingaben von jedem Ort der Welt aus in Echtzeit übermitteln können. Für eine einfache Erstberatung bietet sich zum Beispiel die Chatberatung an, zur Klärung sensibler Fragen und komplizierter Sachverhalte eignet sich der Videocall am besten. Statt allgemein verfügbarer Dienste, die eventuell Sicherheitslücken aufweisen, gibt es inzwischen auch Webmeetingräume speziell für Anwälte, die allen datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen.

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