3 Hauptgründe für eine automatisierte Vertragsprüfung

Egal ob man sich das Arbeiten in der Krise oder die typischen Alltagsabläufe anschaut, es ist ein Trend zu erkennen. Die Arbeit von Rechtsabteilungen und Anwälten bekommt einen immer größeren Fokus auf Effizienz, beschleunigte Prozesse und ist so ergebnisorientierter geworden. Die steigende Nutzung von Legal Tech ist ein klarer Schritt in diese Richtung und zeigt mehr und mehr was möglich ist. Gerade bei Routineverträgen wie NDAs, Werk- oder Lieferverträgen kommt etwas in Bewegung. Diese Verträge legen die Grundlage für viele Geschäftsbeziehungen und sind deshalb so unumgänglich, wie auch mit viel Mühe und Aufwand verbunden.

Der Einsatz von Software zur automatisierten Vertragsanalyse bringt dabei mehrere Vorteile. Es wird nicht nur der Verhandlungsprozess beschleunigt, sondern auch das Risiko minimiert, eine gründlichere Arbeit ermöglicht und Rechtskosten reduziert.

Denn, obwohl Rechtsabteilungen oft unter Ressourcenmangel leiden, werden sie dennoch benötigt, um eine vertrauenswürdige Leistung und Rechtsgrundlage zu gewährleisten und verschiedene Arten von Vertragsarbeiten zu verwalten (einschließlich eines nahtlosen Vertragsprüfungsprozesses). Dabei können die Arten von Verträgen, die regelmäßig von Anwälten geprüft werden, in Umfang und Bedeutung variieren. Von einer, bis zu mehreren Hundert Seiten, kann alles vorkommen und nicht selten ist der Prüfungsprozess langwierig und ineffizient.

Unabhängig davon, ob sie von einem unerfahrenen oder einem sehr erfahrenen Anwalt durchgeführt wird, kann die Prüfung eines Vertrags Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen und die Dauer der Prüfung kann sich dabei natürlich nachteilig auf die Transaktion auswirken.

Im Zeitalter von intelligenter Software und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz in Legal Tech- Lösungen ist es deshalb höchste Zeit über die Automatisierung der Vertragsprüfung nachzudenken.

Doch was genau ist eigentlich eine automatisierte Vertragsprüfung?

Grundsätzlich umfasst die „Vertragsprüfung“ ein breites Spektrum an Aufgaben, die Juristen, Vertriebler und Mitarbeiter im Einkauf in ihrer täglichen Arbeit vor und nach der Unterzeichnung erledigen müssen.

Zu diesen Aufgaben gehört die Prüfung von Verträgen, das Erstellen von Deckblättern und die Umformulierung von bestehenden Verträgen und Richtlinien.

Die Vertragsprüfer sind dabei nach der Prüfung für jede Klausel im Vertrag verantwortlich und müssen sorgfältig und präzise vorgehen.

Hier kann nun Software Abhilfe schaffen, denn Diese kann problematische Klauseln erkennen und Vorschläge zur Verbesserung geben, die sich mit den Unternehmensrichtlinien decken. Zudem kann sie den Vergleich zwischen verschiedenen Vertragsversionen erheblich vereinfachen und so insgesamt helfen, den Prüfprozess zu beschleunigen.

3 Vorteile liegen hierbei klar auf der Hand:

1.    Sicherung von Genauigkeit und Qualität:

Eine automatisierte Vertragsprüfung wird im Arbeitsalltag Konsistenz, Qualität und Genauigkeit sicherstellen. Alle Richtlinien sind an einem Ort definiert und es besteht keine Chance mehr, dass eine Klausel übersehen wird.

Der Zeitaufwand und die Ermüdung, die bei der manuellen Prüfung unweigerlich auftreten, werden mit einer solchen Lösung für die Vertragsprüfung nie wieder der Qualität oder Konsistenz im Wege stehen.

Außerdem ist wichtig zu beachten, dass Sie, mit solch einer Software, den fehlenden Text nicht einmal eintippen müssen. Die Software gibt Vorschläge für benötigte Klauseln und diese können dann bis zur Perfektion optimiert werden.

2. Reduzierung des Risikos:

Die Prüfung eines Vertrags beinhaltet viele Risiken. Schon ein kleiner Fehler kann sehr kostspielig für ein Unternehmen werden, damit im Hinterkopf ist die Prüfung auch mit viel Stress verbunden. Hier kann nun das Risiko und damit auch der Stress minimiert werden, indem durch die Software Genauigkeit und Konsistenz sichergestellt wird. Automatisierte Vertragsprüfung markiert fehlende Klauseln und erkennt Klauseln, die mit den eigenen Unternehmensrichtlinien nicht vereinbar sind.

3. Zeitersparnis:

Es liegt auf der Hand: Während eine händische Prüfung Tage dauern kann bis alle Klauseln, die problematisch sind, erkannt wurden, erkennt eine Software diese nahezu direkt. Die gewonnene Zeit kann dann dafür verwendet werden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und ein noch genaueres Arbeiten ermöglichen.

Zeitersparnis für die Rechtsabteilung bedeutet Zeitersparnis für das Unternehmen, Kunden und Geschäftspartner.

 

Das waren unsere Top 3- Vorteile für die Implementierung einer automatisierten Vertragsprüfung. Abschließend möchten wir aber noch auf einen Faktor hinweisen, die Tatsache, dass die Rechtsabteilung durch solch eine Software mehr Zeit für höherwertige und wirkungsvollere Aufgaben hat. Die Art von Aufgaben, die sich Anwälte eigentlich wünschen.

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