Künstliche Intelligenz in Rechtsabteilungen und Kanzleien – die Vorteile von Legal Tech

Innovative Technologien von Cloud-Diensten bis zu künstlicher Intelligenz (KI) sind aus der deutschen Unternehmenslandschaft nicht mehr wegzudenken. Nur die Rechtsabteilungen scheinen Neuerungen und Fortschritt gegenüber wenig aufgeschlossen und bilden ein Schlusslicht im Bereich der Digitalisierung. Denn Rechtsanwälte sind berufsbedingt risikoscheu und empfinden die fortschreitenden Entwicklungen möglicherweise als Bedrohung ihrer Existenz. Dabei wird die Arbeit qualifizierter Juristen durch den Einsatz von Legal Operations keineswegs überflüssig. Auch in Zukunft werden Rechtsexperten gebraucht, um die gesammelten und gebündelten Daten zutreffend zu bewerten und die erstellten Vorlagen richtig anzuwenden. Die künstliche Intelligenz ersetzt keine menschliche Intelligenz, sondern arbeitet ihr zu. So können standardisierte Arbeitsvorgänge in Rechtsabteilungen und Kanzleien um ein Vielfaches effizienter werden, während die Juristen sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können. Auch wenn jede neue Technologie ein gewisses Restrisiko birgt und etwas Eingewöhnungszeit erfordert – die Vorteile überwiegen klar die Nachteile.

Heutige Anforderungen an Rechtsabteilungen

Früher konnten sich Justiziare in Unternehmen fast unbehelligt in ihrem eigenen Reich bewegen, denn ihre Arbeit verstanden nur andere Juristen, aber kaum jemand aus den übrigen Abteilungen. Erwartet wurde von ihnen nur, dass sie die Legalität von Verträgen und

Geschäftsabläufen sicherstellten. Inzwischen fordern Unternehmensleitungen auch von Justiziaren und Syndizi Transparenz und Effizienz. Die Rechtsabteilung ist nicht mehr nur dafür verantwortlich, rechtssichere Verträge zu entwerfen,

vielmehr sollen auch die Juristen heute ihren Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens leisten. So stehen Rechtsabteilungen zunehmend unter dem Druck, ihr Dasein und ihren Unternehmenswert rechtfertigen zu müssen. Hinzu kommt eine Flut von Gesetzesänderungen und neuen Rechtsprechungsvorgaben auf nationaler undinternationaler Ebene. Manche gravierende Veränderung zieht weite Kreise durch die gesamte Rechtslandschaft. So haben etwa die Datenschutzgrundverordnung oder der Brexit die Überarbeitung diverser Vertragswerke auf zahlreichen Gebieten erforderlich gemacht. Die fortschreitende Globalisierung verlangt zudem, dass ein Jurist heute nicht nur die Rechtslage im eigenen Land, sondern auch in nahezu 150 anderen Staaten im Auge behält. Um sich diesen neuen Herausforderungen zu stellen, müssen sich Juristen jetzt mit zeitgemäßen technologischen Lösungen vertraut machen.

Prognosen von Gartner Inc.

Nach einer Erhebung des Research-Unternehmens Gartner im Jahr 2020 sind 81 % aller Rechtsabteilungen nicht darauf vorbereitet, mit den Anforderungen des digitalen Zeitalters Schritt zu halten. Bereits für das Jahr 2023 prognostiziert Gartner, dass 25 % aller internen Rechtsanfragen in großen Unternehmen von virtuellen juristischen Assistenten oder KI-basierten Chatbots bearbeitet werden. In diesen Unternehmen könnten die Syndizi dann das frei gewordene Viertel ihrer Kapazitäten für komplizierte Rechtsfragen oder operative Prozesse nutzen. 33 % der Unternehmen werden sogar nach der Gartner-Prognose schon 2023 einen eigenen Spezialisten für die in der Rechtsabteilung angewandten Technologien beschäftigen. Für Rechtsabteilungen mittlerer Betriebe und niedergelassene Rechtsanwälte wird es höchste Zeit, den Anschluss zu finden.

Was kann künstliche Intelligenz bei der Vertragsgestaltung leisten?

Bei der Dateneingabe per Hand schleichen sich immer wieder Fehler ein, weshalb die Nachbearbeitung von Vertragsentwürfen sich aufwendig und zeitintensiv gestaltet. In einer digitalen Rechtsabteilung lassen sich einmal gespeicherte Datensätze sofort aufrufen, vervielfältigen und sodann individuell ergänzen oder verändern. Besondere Vorteile bietet der Einsatz von Legal-Tech-Lösungen in Unternehmen mit mehreren Abteilungen, in denen jeweils Vertragswerke erstellt und aufbewahrt werden. Werden alle diese Verträge gebündelt und in ein System eingespeist, können auch Änderungen für eine Gruppe von Dokumenten mit wenigen Mausklicks zentral erledigt werden. Hat etwa der BGH soeben entschieden, dass eine bestimmte Klausel in Wohnraummietverträgen unzulässig ist, können die betroffenen Verträge des gesamten Unternehmens sofort aufgefunden und an die neuen Vorgaben angepasst werden. Eine intelligente Software kann sogar als Frühwarnsystem fungieren, denn sie lässt sich darauf trainieren, ähnliche, möglicherweise ebenfalls riskante Formulierungen in Verträgen aufzuspüren. Da die KI lernfähig ist, wird sie beim nächsten Vertragsentwurf von sich aus auf unzulässige Klauseln verzichten. Anstelle eines überholten Textbausteins muss der Jurist nicht einmal mehr einen neuen Abschnitt eintippen, sondern lässt sich lieber von der KI Vorschläge machen, die er dann nach Belieben verfeinern kann. Werden alle Vertragsdokumente digital verwahrt, entfallen auch zeitintensive Suchaktionen und der Austausch mit anderen Abteilungen, falls einmal ein Vertrag überprüft werden muss. Die Experten in der Rechtsabteilung haben den Gesamtüberblick und sofortigen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen.

Die Vorteile digitaler Datenräume für Anwälte und Mandanten

Aber nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch in der Korrespondenz zwischen Anwalt und Mandant können Legal-Tech-Lösungen helfen, die Kommunikation zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden. Rechtsanwälte müssen zwar bei der Verwendung von Clouds besonders auf die Datensicherheit und ihre berufsrechtlichen Vorgaben achten. Es gibt jedoch bereits einige Anbieter, die sichere, verschlüsselte Datenräume speziell für die verschwiegenheitspflichtigen Berufsgruppen zur Verfügung stellen. Der Anwalt entscheidet, welche Daten nur für ihn, welche für den Mandanten und welche auch für den gegnerischen Anwalt sichtbar sein sollen. Alle Beteiligten können von verschiedenen Endgeräten aus Eingaben machen und so auch von unterwegs schnell ein Dokument hochladen oder eine Information übermitteln. Hat der Anwalt beispielsweise einen Schriftsatz entworfen, kann der Mandant Anmerkungen, Ergänzungen oder Änderungswünsche direkt im Dokument vermerken, auf das der Anwalt sofort Zugriff hat. In einem von KI unterstützten Datenraum lassen sich wiederum riskante Passagen sofort aufspüren und rechtssichere Vorschläge auch für künftige Dokumente speichern.

KI im juristischen Arbeitsbereich schafft einen unschätzbaren Zeitvorteil. Die Vertragsgestalter können eine Vielzahl von ähnlichen Verträgen in kürzerer Zeit erstellen und bereits vorhandene Vertragswerke schneller überprüfen. Die Vertragsabwicklung beschleunigt sich, während gleichzeitig das Fehlerrisiko sinkt. Eine intelligente Software ersetzt den juristischen Verstand nicht, sondern schafft ihm Freiräume. Denn wer nicht mehr Stunden um Stunden mit der Gestaltung und Prüfung von Verträgen zubringen muss, kann sich sinnvolleren Aufgaben zuwenden. Deshalb werden die Juristen, die sich auf Legal-Tech-Lösungen einlassen, nicht nur effizienter, sondern langfristig auch entspannter und zufriedener arbeiten.

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