Technische Innovationen für die Anwaltschaft – warum jetzt die große Zeit für moderne Anwälte anbricht

Legal Tech und künstliche Intelligenz haben den Arbeitsalltag in deutschen Unternehmen grundlegend verändert. Auch Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien können von innovativen Technologien profitieren, um ihre Standardaufgaben effizienter zu erledigen und den Informationsaustausch mit ihren Mandanten und Mitarbeitern zu verbessern. Der Einsatz intelligenter Software beeinflusst auch die Arbeitszufriedenheit positiv, denn moderne Juristen können einen Großteil ihrer Kapazitäten für anspruchsvolle Aufgaben einsetzen, anstatt sich an lästigen Routinearbeiten aufzureiben.

Remote Work verbessert die Work-Life-Balance

Vier von zehn deutschen Unternehmen geben ihren Mitarbeitern bereits die Möglichkeit, ihre Arbeit vom Homeoffice oder anderen Orten aus zu erledigen. Die Tendenz ist stark steigend, denn immer mehr Firmenleitungen schätzen die Vorteile, die Remote Work für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit schließlich für den Erfolg des gesamten Unternehmens mit sich bringt. Auch in der Anwaltschaft hat sich gezeigt, dass der Verzicht auf ständige Präsenz der kompletten Belegschaft Kosten einspart und sich positiv auf die Work-Life-Balance der Beschäftigten auswirkt. Heute verfügen fast alle Mandanten über die technischen Möglichkeiten, um online zu kommunizieren, und ein Video-Chat kann bei nahezu jedem Mandantengespräch ein persönliches Treffen ersetzen. Auch für die Korrespondenz zwischen Rechtsanwälten und ihren Sekretariatskräften stehen inzwischen hochsichere digitale Lösungen zur Verfügung. Wer einige nützliche Tools in seinen Praxisablauf integriert, kann sich und seinen Mitarbeitern lange Anfahrtswege ins Büro ersparen. Tägliches Pendeln zum Arbeitsplatz zehrt an den Nerven und beansprucht Zeitkapazitäten, die sich sinnvoller nutzen lassen. Außerdem können Büroflächen reduziert werden, die vor allem in Ballungszentren einen erheblichen Kostenfaktor bilden. Weiter bietet die digitale Kanzlei die Möglichkeit, räumlich unbegrenzt Fachkräfte zu gewinnen. Wer sich nur vor Ort nach spezialisierten Fachanwälten oder geeignetem Sekretariatspersonal umsehen kann, bleibt immer auf einen kleinen Pool beschränkt. Die Mehrheit derer, die bereits ortsunabhängig arbeiten, hat damit gute Erfahrungen gemacht, denn die zeitliche Flexibilität ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben und vermeidet Stress.

Die Vorteile von digitalem Dokumententransfer und Spracherkennung

Seit gut 20 Jahren experimentieren deutsche Anwälte bereits mit Spracherkennungsprogrammen, deren Qualität sich kontinuierlich gesteigert hat. Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit, die jede Software braucht, um sich mit der Stimme des Diktierenden vertraut zu machen, generieren Spracherkennungsprogramme heute bis zu 120 Silben pro Minute mit einer Treffergenauigkeit von 95 %. Selbst eine sehr gute Fachkraft kommt beim Tippen nur auf 60 Silben pro Minute. Das fertige Dokument lässt sich wegen der geringen Fehlerquote mit nur wenig Aufwand nachbearbeiten. Für alle Juristen, die schneller sprechen als tippen können, bietet sich eine Spracherkennungssoftware auch für andere Texte als die klassischen Schriftsätze an. Wer zum Beispiel E-Mails an Mandanten verschickt, kann viel schneller arbeiten, wenn er seine Texte einspricht.
Dazu können moderne Möglichkeiten, Daten und Dokumente digital zu übermitteln, sowohl im Verhältnis zwischen Anwalt und Mandant als auch kanzleiintern eine Menge Zeit, Papier und Nerven sparen. Akten in Papierform haben ausgedient, denn sie lassen sich schlecht transportieren und nur aufwendig vervielfältigen, während sie platzgreifend aufbewahrt und kostenintensiv vernichtet werden müssen. Überdies bergen klassische Akten die Gefahr, dass die verloren gehen oder beschädigt werden können. Die Vorteile einer digitalen Aktenführung sind demgegenüber immens: Auf die E-Akte kann der bearbeitende Anwalt und nach Bedarf eine andere Person von jedem Ort und zu jeder Zeit zugreifen. Dabei können über moderne Systeme auch große Datenmengen übermittelt werden, die sich nicht als E-Mail-Anhang eignen und für die der Mailversand nicht sicher genug wäre. Das digitale Dokumentenhandling erübrigt Aufbewahrungsflächen, und der Vernichtungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum.

Automatische Dokumentenerstellung und -analyse

Eine besondere Bedeutung kommt Legal Tech bei der Erstellung und Prüfung von Dokumenten zu. Nicht nur Standardverträge mit vorformulierten Klauseln, sondern auch viele andere Schriftstücke, von der allgemeinen Leistungsklage bis zur Kündigung eines Mietverhältnisses, bestehen aus stets identischen Textbausteinen mit nur minimalen Variationen. Hier kann eine auf künstliche Intelligenz gestützte Software dem Anwender die aufwendige manuelle Texterstellung und -prüfung abnehmen. Das Programm kann aus allen bereits vorhandenen Dokumenten Vorlagen erstellen, die sich dann nach Bedarf nachbearbeiten lassen. Neben Standardformaten wie PDF oder Word sind aktuelle Tools in der Lage, auch diverse andere Dateiformate auszulesen und direkt eingescannte Dokumente zu bearbeiten, um dann alle Dateien im gewünschten Format abzuspeichern. Die lernfähige Software merkt sich gefahrgeneigte Klauseln und Formulierungen für die Zukunft und umgeht beim nächsten Entwurf alle Risiken. Auch bei der Überprüfung bereits erstellter Dokumente, die bisher viel Aktenblättern und Leseaufwand erforderte, können Anwälte mit Legal Tech Zeit sparen, die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe erhöhen und die Fehlerquote reduzieren. Denn das Programm findet in kürzester Zeit in sämtlichen betroffenen Dokumenten alle Stellen auf, in denen unzulässige Klauseln stecken könnten. Die Software kann dabei bestimmte Vorgaben berücksichtigen, zum Beispiel sucht es auf Anweisung alle diejenigen Mietverträge heraus, bei denn der Mietzins über 1.000 Euro liegt oder ein Sonderkündigungsrecht vereinbart wurde. Dabei können Rechtsabteilungen und Kanzleien nach ihren individuellen Bedürfnissen festlegen, welche Personen Zugriff auf welche Dokumente erhalten. Wer sich zum Beispiel für eine intelligente Cloud-Lösung entscheidet, kann dem Sekretariat seine Entwürfe sofort zur Nachbearbeitung überlassen.

Zukunftstrends: Smart Contracts und Legal Chatbots

Während die meisten Juristen noch Schwierigkeiten haben, mit den bereits etablierten Anwendungen warm zu werden, tüfteln IT-Experten längst an den nächsten Trends. In den USA sind die ersten Legal Chatbots in Großkanzleien im Einsatz, die auf einfache Rechtsfragen sekundenschnelle Auskünfte erteilen. Auch für Prognoseentscheidungen über den Ausgang eines Gerichtsverfahrens vor einem bestimmten Gericht wird bereits künstliche Intelligenz genutzt. Ein besonders spannendes Thema sind derzeit sogenannte Smart Contracts, allerdings trifft die ausgefeilte Technik noch auf Umsetzungsschwierigkeiten. Die “selbstausführenden Verträge” werden ohne Beteiligung von Anwälten oder Notaren in einer Blockchain gespeichert und nach Zustimmung beider Parteien automatisch wirksam. Auch die Abwicklung vollzieht sich ohne Einschaltung eines Treuhänders oder anderer Personen selbsttätig. Da Verträge nach deutschem Recht aber den Vorgaben des BGB unterliegen, erlangen die automatischen Vertragswerke kaum eine rechtliche Bindungswirkung. Auch wegen der Schwierigkeiten einer Rückabwicklung bieten sich Smart Contracts nicht für alle Arten von Rechtsgeschäften an. Fachkundiger Rat beim Vertragsschluss wird daher auch in Zukunft nicht überflüssig. Im Gegenteil: Anwälte, die sich den Herausforderungen stellen und sich mit neuen Technologien vertraut machen, sind jetzt besonders gefragt und können sich außerdem auf angenehmere Arbeitsbedingungen freuen.

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