Vertragsverwaltung 2.0 – Mit Legal Tech und künstlicher Intelligenz zur automatisierten Verwaltung ein- und ausgehender Verträge  

Die Möglichkeiten der Digitalisierung haben auch die Rechtsbranche von Grund auf verändert. Legal Techs und künstliche Intelligenz vereinfachen eine ganze Reihe von Prozessen und ermöglichen etwa die Automatisierung von Dokumenten und die Digitalisierung des Vertragsmanagements. Bei digitalisierten Verträgen ist es nicht mehr notwendig, hunderte ausgedruckte Vertragsseiten manuell mit dem Textmarker zu bearbeiten. Vielmehr ist es möglich, die Verträge in virtuellen Datenräumen zu bearbeiten, um Zeit zu sparen, höchst effizient zu arbeiten und die Fehleranfälligkeit zu vermindern. Mit der neuen Technologie geht aber auch die Notwendigkeit einher, sich mit allen Vor- und Nachteilen und den verschiedenen Facetten der Legal-Tech-Anwendungen auseinanderzusetzen. Eine dieser Facetten sind ein- und ausgehende Verträge bei der automatisierten Vertragsverwaltung und die damit einhergehenden Möglichkeiten. 

Unterschiede zwischen ein- und ausgehenden Verträgen

Legal-Tech-Anwendungen sind heute in der Lage, das gesamte Vertragsmanagement zu verwalten. Dieses beginnt bei der Vertragsanbahnung und geht über die Entwurfsphase, Freigabe, Verhandlung und Vertragspflege bis hin zur Vertragsbeendigung. Dabei müssen sowohl eingehende als auch ausgehende Verträge verwaltet werden. 

  • Eingehende Verträge: Bei eingehenden Verträgen fallen andere Aufgaben an, als bei ausgehenden Verträgen. Eingehende Verträge müssen abgelegt, inhaltlich geprüft und im Hinblick auf diese Inhalte weiter verwaltet, beobachtet und/oder bearbeitet werden. 

  • Ausgehende Verträge: Bei ausgehenden Verträgen geht es hingegen um den Entstehungsprozess eines Vertrages, um die automatisierte Erstellung von Dokumenten gemäß individualisierter Vorlagen oder um die korrekte automatische Ablage einer Vertragskopie in der digitalen Vertragsakte. 

Da Verträge die Grundlage aller Geschäftsbeziehungen bilden und den Berufsalltag von Rechtsanwälten prägen, sind intelligente, digitalisierte Anwendungen ein sinnvoller Weg hin zu mehr Effizienz. Automatisiertes Vertragsmanagement erledigt einen großen Teil der anfallenden Aufgaben von selbst, etwa die inhaltliche Prüfung eingehender Verträge, den Abgleich verschiedener Vertragsfristen, automatisierte Erinnerungen, elektronische Unterschriften oder das Vertragscontrolling. 


Höhere und niedrigere Verhandlungsposition im automatisierten Vertragsmanagement

Auch die Verhandlungsphase gehört zu einem umfassenden Vertragsmanagement. Diese kann durch digitale Lösungen effizienter gestaltet und das Verhandlungserlebnis dadurch optimiert werden. Vertragsverhandlungen sind traditionell ineffizient, werden durch verschiedene Maßnahmen verzögert, müssen oftmals verschiedene Vertragsversionen durchlaufen und nehmen einen überwiegenden Teil der vorhandenen Ressourcen in Anspruch. Durch die Automatisierung können diese Ineffizienzen beseitigt und Vertragsverhandlungen beschleunigt werden: 

  • bei eingehenden Verträgen: Eingehende Verträge können durch die Nutzung künstlicher Intelligenz optimal analysiert werden. Viele Risiken, die bei der manuellen Vertragsprüfung gegeben sind, werden durch Legal-Tech-Anwendungen abgefangen, indem Bereiche der Vertragsprüfung automatisiert werden. Automatisierte Vertragsanalysen führen zu besserer, schneller verfügbarer Transparenz und stärken damit die eigene Verhandlungsposition. 

  • bei ausgehenden Verträgen: Anhand gespeicherter Daten können Verträge automatisch generiert werden. Bestimmte Inhalte können individuell hinzugefügt oder ausgeschlossen werden. Alle Bearbeitungsschritte werden zentral aufgezeichnet und in einem digitalen Protokoll festgehalten. Durch das effiziente Vorgehen können Verträge unverzüglich erstellt und ohne Verzögerungen abgeschickt werden. 

Wie es um die eigene Verhandlungsposition steht, wird nicht zuletzt auch durch den Ablauf der Risikobewertung entschieden. Das Risikomanagement spielt in Vertragsverhandlungen eine wichtige Rolle und dient dazu, Vertragsrisiken zu identifizieren. Dies gilt insbesondere bei eingehenden Verträgen, die analysiert und inhaltlich bewertet werden müssen. Vertragsanalyse-Tools leisten hierbei einen wertvollen Beitrag, indem sie etwa auf risikobehaftete Formulierungen hinweisen, bestimmte Klauseln automatisch extrahieren und das Risikoniveau des Vertrags automatisiert einstufen. All dies führt zu einer verbesserten Verhandlungsposition. 


Ein- und ausgehende Verträge in der redaktionellen Bearbeitung

In laufenden Verhandlungen kann es von Vorteil sein, stets im Überblick zu behalten, welche Vertragsversionen bestehen und was von der Gegenseite verändert wurde. So kann die Entwicklung eines Vertrages vom Entwurf über die gesamte Verhandlungsphase bis hin zum Status Quo nachvollzogen werden. Im automatisierten Vertragsmanagement werden Dokumente in der elektronischen Ablage automatisch als neue Version abgelegt, auch dann, wenn das Dokument außerhalb des Vertragsmanagements bearbeitet und wieder zurück übertragen wurde. So ist es sowohl bei ein- als auch bei ausgehenden Verträgen möglich, Unklarheiten auch nach vielen Jahren nachzuvollziehen und diese, wo nötig, zu bereinigen. Dadurch können Prozesskosten vermindert werden.
Die redaktionelle Bearbeitung von Verträgen wird durch eine effiziente Risikoprüfung erleichtert. Wenn Risiken automatisch erkannt werden, wird dadurch die Überprüfung beschleunigt. Muss der Vertrag überarbeitet werden, kann dies sofort und mit wenigen Klicks erledigt werden – ganz ortsunabhängig. Das kann gerade bei umfassenden Vertragsverhandlungen praktisch sein, indem durch vorgefertigte Abfragen Ergebnisse bereits nach wenigen Tagen erzielt werden können. Dabei darf auch nicht übersehen werden, dass Legal Tech selbst die Verhandlungsposition beeinflussen kann. Indem über Visualisierungs-Tools Vertrags- und Regelungsgefüge übersichtlich dargestellt, Klauselvarianten präsentiert und Regelungsoptionen aufgezeigt werden, wird die Bewertung von Risiken und Chancen der eigenen Verhandlungsposition erleichtert. 

  • bei eingehenden Verträgen: Bei der Prüfung eingehender Verträge wird die Bearbeitungszeit massiv verkürzt. Je nach Vertrag können für eine manuelle Prüfung bis zu 15 Arbeitsstunden veranschlagt werden. Diese werden eingespart, wenn Legal-Tech-Tools genutzt werden, die diese Aufgabe in wenigen Sekunden erledigen können. 

  • bei ausgehenden Verträgen: Die Bearbeitung ausgehender Verträge wird durch die Nutzung voreingestellter Klauseln beschleunigt. Auch der manuelle Abgleich zwischen unterschiedlichen Versionen entfällt zur Gänze. 


Automatisiertes Vertragsmanagement verbessert aus diesen Gründen das Vertragsmanagement sowohl bei eingehenden als auch bei ausgehenden Verträgen und führt zu einer massiven Effizienzsteigerung. 

 

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